Деловая переписка на английском: что нужно знать, чтобы не попасть в неловкие ситуации

Heу, folks! Эта статья будет интересна тем, кто ведет активную деловую переписку с руководителями, партнерами или коллегами по офису. Если вам необходимо написать деловое или рекомендательное письмо на английском языке, то первое о чем вы должны подумать, кто же будет получателем вашего письма. Чем меньше вы знаете о получателе, тем формальней будет тон вашего письма.

Содержание статьи:

Как раз сегодня мы рассмотрим какие существуют стили деловой переписки, выясним в каких ситуациях их лучше использовать, и какие фразы будут более уместными. So, let’s get to it!

Выбираем правильный стиль деловой переписки

В английском языке существуют 3 языковых стиля:

• Formal или официальный
• Semi-formal или полуофициальный
  
• Informal или неофициальный

К официальному стилю относят профессиональную и стандартизированную лексику, а к неофициальному — сленг и разговорные выражения. Что же касается полуофициального стиля, то он стоит посередине, и, соответственно, сочетает в себе оба эти стиля.

Именно из-за четкого разделения вышеуказанных стилей перед тем как садиться за написание письма или статьи, первый вопрос, который вам нужно себе задать — это: «Кто будет читать мое письмо?». Возможно, кто-то удивится, но разница в одном и том же предложении, написанном в разных стилях, может быть значительной.

Давайте рассмотрим примеры.

• Formal language

We regret to inform you that …                                               
We have pleasure in announcing that …

• Informal language

I’m sorry but …                                                                     
I’m happy to say that …

Другой вопрос. Где правильно использовать такие стили?

Официальный стиль мы используем при написании серьезных текстов: обзор новостей, официальные документы, научные и газетные статьи, выступления и официальные речи.

Неофциальный (неформальный) или разговорный стиль мы используем в личной переписке или повседневном общении.

Полуофициальный стиль используется для деловой переписки, профессионального общения. Так как автор и получатель письма, как правило, занятые деловые люди, письма этого стиля конкретны, сосредоточены на фактах и включают стандартный, шаблонный язык.

Читай также

Все олимпийские виды спорта на английском

Официальный стиль

Данный стиль содержит в себе распространенные, сложные и сложноподчиненные предложения. При написании текстов важно помнить о нормах грамматики, пунктуации и правилах построения предложений. Лексика отличается наличием многосложных слов, относящихся к нейтральному, книжному или научному стилю. Например:

This is to inform you that your book has been rejected by our publishing company as it was not up to the required standard. In case you would like us to reconsider it, we would suggest that you go over it and make some necessary changes.

Избегайте использования фразовых глаголов. 

Wrong: The client asked for a contract. – Клиент попросил копию контракта.
Correct: The client requested a contract. – Клиент попросил копию контракта.

Также, не употребляйте сокращений.

Wrong: They’re manufactured in China. – Они произведены в Китае.
Correct: They are manufactured in China. – Они произведены в Китае.
Wrong: The info is incomplete. – Информация не полная.
Correct: The information is incomplete. – Информация не полная.

Не используйте идиоматические выражения, сленг, стиль смс-сообщений.

Wrong: The software is a piece of cake. – Это программное обеспечение легко в применении.
Correct: The software is quite user-friendly. – Это программное обеспечение легко в применении.
Wrong: A million bucks in profit. – Прибыль в размере одного миллиона долларов.
Correct: A million dollars in profit. – Прибыль в размере одного миллиона долларов.
Wrong: Thnx & we look 4ward 2 meeting u. – Спасибо. Мы с нетерпением ждем встречи с вами. 
Correct: Thank you, and we look forward to meeting you. – Спасибо. Мы с нетерпением ждем встречи с вами. 

С правилами формального стиля мы ознакомились. Теперь рассмотрим фразы для начала и завершения нашей переписки.

• Начало

I am writing to inform you that … – Я пишу, чтобы уведомить Вас …
I am writing to confirm … – Я пишу, чтобы подтвердить …
I am writing to enquire about … – Я пишу, чтобы узнать о …
I am contacting you for the following reason … – Я пишу Вам по следующей причине…
I have received your address from (name) and I would like to … – Ваш адрес мне дал (имя) и я хотел бы …
With reference to your letter of June 8, I … – Относительно вашего письма от 8 июня, я …
Thank you for your letter. – Спасибо за ваше письмо.
Thank you for contacting us. – Спасибо, что Вы с нами связались.
In reply to your request … – В ответ на Ваш запрос, …
Thank you for your letter regarding … – Спасибо за Ваше письмо касательно …

• Завершение

I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я был бы очень признателен за Ваше неотложное внимание к этому делу.
Should you need any further information, please do not hesitate to contact us. – Если Вам понадобится дополнительная информация, без сомнений связывайтесь с нами.
If you require any further information, feel free to contact me. – Если Вам понадобится дополнительная информация, без сомнений связывайтесь со мной.
I look forward to hearing from you. – Жду Вашего ответа.
Yours sincerely … – С уважением …
Yours faithfully … – С уважением … (в том случае, если вам неизвестно имя адресата)
Best regards … – С наилучшими пожеланиями …

Полуофициальный стиль

Для этого стиля характерны фразовые глаголы и сокращенные формы.

She came up with a great idea. – Ей пришла в голову прекрасная мысль (came up with = created, invented, thought of).
I’m available on Friday morning. – Я буду на месте в пятницу утром.

Можно использовать идиомы, но исключите сленг.

This project is on the back burner. – Выполнение проекта не срочно.
We’re operating in the red. — Мы работаем в условиях финансового дефицита.

Не забудьте использовать формы вежливости и вежливый тон.

Could you please call me later? – Перезвоните, пожалуйста, позднее.
I'm afraid you’re mistaken. – Боюсь, вы ошибаетесь.
This could be improved. – Это можно исправить.

Примеры фраз, которые можно использовать при написании полуофициального письма.

• Начало

Dear Sir/Madam. I’m writing to you with regard to … – Уважаемый сэр / мадам. Я пишу вам по поводу ...
Dear Nick. I’m writing to ask / tell / inform you … – Дорогой Ник. Я пишу, чтобы спросить / рассказать / сообщить вам ...
Dear Mr. Anderson. I’m addressing you with reference to … – Уважаемый мистер Андерсон. Обращаюсь к Вам ссылаясь на …
Dear Mrs. Richardson. I’m writing in connection with … – Уважаемая миссис Ричардсон. Я пишу Вам в связи с ...
Dear Sir. I’m writing in response to … – Уважаемый господин. Пишу Вам в ответ на ...

• Завершение

I look forward to seeing/meeting you. – Я с нетерпением жду встречи с Вами.
I look forward to hearing from you. – С нетерпением жду Вашего ответа.

Важно: «meeting» используется в том случае, если вы будете встречаться с человеком впервые. В остальных случаях используется «seeing». 

Неофициальный стиль

Для этого стиля свойственны короткие и простые предложения, допустимы нарушения грамматических правил.

Have you done your recent task yet? = Finished your recent task yet?
I really like her dress! = I’m really liking her dress!

В этом стиле вы можете использовать междометия.

uhm, uh, like, well … — заполнители пауз, когда нужно время, чтобы подумать;
let's see / hold on for a sec, lemme check this real quick – «посмотрим», «погоди секунду», «дай-ка я проверю это быстренько»; 
I got this / got it / gotcha – «понятно»;
oops – реакция на что-то непредвиденное;
wow! – передает удивление;
yuck! – реакция на то, что вызывает неприязнь и отвращение.

Смело употребляйте сленг, сокращения и фразовые глаголы.

I won’t put up with this! – Я не примирюсь с этим.
Could you give me a hand? – Не могли бы вы мне помочь?
I aced the test! – Я сдал тест на «отлично».

Используйте сокращенные формы.

He’s gonna be furious. – Он будет в ярости.
I wanna learn how to ride a bike. — Хочу научиться кататься на велосипеде.
Didja like the gig? — Тебе понравился концерт?
We hafta leave now. — Нам нужно уходить.
I bought oranges 'n' bananas. — Я купил апельсины и бананы.

Фразы, которые помогут вам составить письмо другу, коллеге или родственнику.

• Начало

Thank you / Many thanks for your (recent / last) letter / postcard. – Спасибо / Большое спасибо за твое последнее письмо / открытку.
I’m sorry I haven’t written / been in touch for such a long time. – Извини, что я не писал / не общался в течение столь длительного времени.
It’s been ages since I’ve heard from you. I hope you’re/you and your family is fine/well. – Прошло много лет с тех пор, как я в последний раз слышал о тебе. Я надеюсь, что ты / и твоя семья в порядке.

• Завершение

Send my love / regards to … – Передай мою любовь / привет ...
Say hello to …  – Передавай привет ...
Talk to / see you soon! / Later(s) – До скорой встречи!
Write soon. – Напиши в ближайшее время.
Once again, thank you for all your help. – Еще раз спасибо за всю твою помощь.

Тест по английскому языку "Business Expressions"

Структура теста

В этом тесте 10 вопросов. Структура по всем вопросам одинакова. Вам предлагается вопрос и 3 варианта ответа на него. Вам нужно выбрать правильный вариант из предложенных. Правильный вариант всегда один, или вариант "не знаю". Этот вариант мы добавили для прозрачности теста, чтобы вы не играли в угадалки. Итак, если вы не знаете ответ, отмечайте вариант "не знаю".

Пройдите тест и узнайте, достаточно ли хорошо вы знакомы с бизнес выражениями на английском языке.

Let’s get started!

133

Результаты теста

0 – 4 правильных ответа: Нужно еще немного поработать над знанием бизнес терминологии и повторить тест.

5 – 7 правильных ответов: Вы несколько раз ошиблись, но с бизнес выражениями на английском знакомы достаточно хорошо.

8 – 10 правильных ответов: Вау! Вы отлично знакомы с бизнес терминологией в английском языке. Продолжайте изучение и успех будет сопровождать вас всегда.

Читай также

Здоровый образ жизни

Заключение

Знание всех стилей и умение их различать являются обязательными компонентами для тех, кто постоянно ведет переписку с иностранцами, будь-то партнеры либо друзья из-за заграницы. Be sure to make notes!

А как выстроить систему изучения корпоративного английского, чтобы команда достигала высоких результатов — узнайте на консультации с нашими экспертами.

Большая и дружная семья EnglishDom