Как вести деловую переписку на английском

Если вы работаете в офисе, то наверняка пишете электронные письма каждый день — коллегам, босу или клиентам. Даже если вы все еще студент, в нашем 21 веке вам может понадобиться «раз в год под Новый год» написать электронное письмо преподавателю. Также когда вы отсылаете свое резюме или CV, желательно не просто добавить приложения в послание, но и написать маленькое сопроводительное письмо. Мы уверены, что во время онлайн занятий в нашей школе, а также в наших статьях, вы ознакомились со структурой делового письма на английском. Если говорить о структуре, то электронное письмо — это его уменьшенная и упрощенная копия. Сегодня мы попробуем все разложить по полочкам и навсегда убрать все сомнения.

Let’s start with a greeting

Очень важно правильно поздороваться. Здесь, безусловно, важно — насколько хорошо вы знакомы с адресатом, но поскольку мы с вами сейчас говорим о рабочем электронном письме, то забудьте о фразе «Hello, Johny!». В зависимости от степени формальности, вы можете использовать приветствия «Dear Richard», «Dear Mrs. Prise». Если вы не знаете имя получателя в компании, используйте фразу «To whom it may concern».

Читай також

Ефективні інструменти для вивчення англійської мови

Нотка благодарности

Если вы отвечаете на вопрос или запрос клиента, начните основной текст с благодарности. Например, если у кого-то возникают вопросы о вашей компании, вы можете написать «Thank you for contacting BGM Company». Если кто-то ответил на одино из ваших писем, употребите фразы «Thank you for your prompt reply» или  «Thanks for getting back to me». Это сразу расположит собеседника к вам.

Очертите свою цель

Запомните, хотя электронное письмо и имеет ту же структуру, что и обычное письмо, оно должно быть меньшим по объёму и максимально лаконичным. Если нет возможности начать свое электронное письмо с благодарности, о которой мы упоминали выше, начните с предложения, которое ясно будет говорить, в чем цель этого письма. Используйте фразы «I am writing to enquire about» или «I am writing in reference to». Не грешите в этом случае сложными предложениями с несколькими частями, электронное письмо — это не место для творчества, так что желательно использовать короткие предложения.

Closing remark

Перед тем, как закончить электронное письмо, используйте вежливые фразы, которые поблагодарят собеседника за сотрудничество или внимание к вам: «Thank you for your patience and cooperation» или «Thank you for your consideration». И закончите письмо тем, как сильно вы ожидаете ответа или уверением клиента в том, что вы всегда готовы помочь по любому вопросу: «If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know» или «I am looking forward to hearing from you».

Читай також

FYI та інші англійські абревіатури в інтернет-листуванні

Не забудьте подписаться

Последним шагом является то, как вы подпишетесь в конце своего электронного письма. Используйте «Yours sincerely» (когда знаете имя адресата) и «Yours faithfully», (когда обращаетесь «Dear Sir/Madam») в таких случаях, как, например, подача резюме на работу. Во всех других случаях вы спокойно можете написать «Best regards» или «Kind regards». Но запомните, что в «Formal» или «Business» электронных письмах мы никогда не пишем as «All the best», «Take care», or «Have a nice day». Оставьте это для SMS своим друзьям. Также в конце вы можете кратко поместить свою контактную информацию: полное имя, телефон, и возможно адрес. Последний штрих —  следите, чтобы ваш электронный адрес был нейтральным —  [email protected], и никаких [email protected].

Вот примеры двух деловых электронных писем. Они разные по цели и объему, но в дальнейшем смогут стать для вас хорошими примерами. Рекомендуем вам также посмотреть это видео 

"Dear Hiring Manager,
My name is Max Oates. I recently graduated in May from Menlo College with a Bachelor of Science in Business Management and a concentration in Marketing. I was recommended to contact you concerning job opportunities from my advisor Dr. Nancy Drew. I believe that I would be an excellent candidate for a job.
I have taken many courses to prepare me for a job in marketing. These courses include Principles of Marketing, Marketing Research, Strategic Marketing Management, Consumer Behavior, and Internet Marketing. I have also recently interned at Google as an Internet Marketing Researcher. Through my many marketing classes and internship, I have learned to be a strong team member that values time management and communication.
I believe that I can be a valued asset to your company. My phone number and alternative email are listed below. I look forward to hearing from you.
Sincerely,
Max Oates
[email protected]
555-555-5555"

В следующий раз, отправляя электронные письма на английском языке, воспользуйтесь советами от онлайн школы EnglishDom, и мы уверены, что вы достигнете желаемого результата или получите долгожданный позитивный ответ.

Большая и дружная семья EnglishDom