Шаблон для написания письма-просьбы и письма-заявления на английском

Люди общаются друг с другом посредством писем уже сотни лет. Стиль и тон письма способен рассказать об отдельных чертах характера и образованности человека. Но самое главное то, что письмо красноречиво демонстрирует, насколько человек владеет языком, который использует для переписки.

Содержание статьи:

Писать письма друзьям и знакомым мы давно разучились, но вот отдельной «кастой» в переписке остаются деловые письма, к которым относится письмо-просьба на английском (letter of request) и письмо-заявление на английском (letter of application). Вот тут-то как раз и приходится учитывать все тонкости. О правилах составления таких документов мы и поговорим. Также приведем наглядные примеры составления таких писем.

Из каких частей состоит письмо?

«Золотое правило» каждой переписки гласит о необходимости выдерживать определенную структуру письма! Важно, чтобы текст легко воспринимался, был удобен для чтения, а само послание — было коротким, лаконичным и по сути.

Структурные элементы письма:

1. Адрес автора и дата составления обращения — указываются в правом углу в верхней части.
2. Обращение к адресату — пишется отдельной строкой.
3. Вступление — обычно умещается в один абзац, где также можно упомянуть, например, о предыдущей переписке.
4. Основная часть – занимает два-три абзаца, в которых излагается суть вопроса.
5. Заключение — фраза, которую прописывают отдельной строкой.
6. Подпись автора.

Читай також

Закінчення в англійській мові

Письмо-просьба на английском: особенности структуры и тонкости составления letter of request

Данный вид писем актуален в ситуациях, когда человеку необходимо обратиться за рекомендацией или разрешением сделать что-либо или использовать что-либо. Например, человеку нужно получить:

• Согласие на использование материалов, которые юридически принадлежат третьей стороне;
• Помощь в проведении определенного мероприятия;
• Разрешение на проведение деловой встречи и других мероприятий;
• Рекомендацию эксперта в определенной области;
• Совет касательно определенных организационных решений;
• Конкретную информацию (данные о стоимости конкретной продукции, дополнительную документацию).

Составление письма начинают с указания адреса компании, представителем которой является автор, а далее указывается адрес и название компании, в которую направляется обращение.

Нужно помнить, что каждый пункт послания оформляется отдельным абзацем. Изначально важно обозначить цель обращения, быть вежливым, сохранять деловой стиль общения, но при этом — излагать мысли по существу.

Целесообразно указать крайний срок выполнения просьбы (если просьба носит срочный характер). Также стоит указать уточняющие сведения о себе и ситуации, которая заставила вас обратиться с просьбой. Обязательно пропишите контактные данные. Это может быть номер телефона или адрес электронной почты — каналы, по которым с вами смогут оперативно связаться.

В завершение важно выразить адресату благодарность за проявленное внимание и оказанную помощь в решении вашего вопроса.

Шаблонные фразы с переводом, которые можно использовать при составлении письма-просьбы:

I am writing to request your permission for... – Я пишу, чтобы получить ваше согласие на...

I would be most grateful if you could... – Я был бы крайне благодарен вам, если бы вы...

I am writing to ask if you would be so kind as to... – Я пишу, чтобы спросить, не будете ли вы столь добры...

I am writing to request your assistance concerning the matter of... – Я пишу, чтобы попросить у вас помощи касательно вопроса о...

I would appreciate it if you could... – Я буду признателен, если вы...

I wonder if you could possibly help me... – Я интересуюсь, не могли бы вы помочь мне...

I wonder if I request your valuable advice on... – Я интересуюсь, могу ли я просить вашего совета относительно...

Заключительные фразы:

I must apologize for troubling you with this matter – Я извиняюсь, что потревожил вас по данному вопросу

I hope that my request will not inconvenience you too much – Я надеюсь, что моя просьба не доставит вам большого неудобства

I hope that you will forgive me for taking up your valuable time – Надеюсь, вы простите меня, что отнял ваше драгоценное время

Thank(ing) you in advance for your kind cooperation – Заранее благодарю вас за любезное сотрудничество

I look forward to hearing from you as soon as possible – С нетерпением жду от вас скорого ответа

Пример письма-просьбы на английском, letter of request с переводом

Mr Michael Smith

Greenhouse-corporation
Office 513, Entrance 2В
Main Street
Bristol
Great Britain

25 November 2017

Mr Smith,

I would like to remind you that we met on Friday at Collins. You mentioned that I could ask you for help in learning English language. You said that you could give me some lessons of English grammar. I would like to begin this Monday, if you can. Thank you very much for your help. Hope to see you soon.

Yours sincerely,

David Collins
University Student

__

Перевод:

Майкл Смит
Корпорация Гринхаус
Офис 513, Вход 2В
Главная улица
Бристоль
Великобритания

25 ноября 2017

Мистер Смит,

Я бы хотел напомнить вам, что мы встречались с вами в пятницу в семье Коллинс. Вы упомянули, что я могу попросить вас о помощи в изучении английского языка. Вы сказали, что можете преподать мне несколько уроков по английской грамматике. Я бы хотел начать в этот понедельник, если вам удобно. Большое спасибо вам за помощь. Надеюсь, вскоре мы с вами увидимся.

Искренне ваш,

Дэвид Коллинс
Студент Университета

Письмо-заявление на английском: структура и правила составления letter of application

Данный вид писем используют преимущественно при записи на курсы, поступлении в учебное учреждение или в качестве приложения к резюме. Поэтому здесь важно указать образование и опыт работы, что значительно увеличит шансы на зачисление в желаемый ВУЗ, а также прием на работу.

В начале заявления указывается название и адрес компании или учебного учреждения, а при обращении к должностному лицу – имя и должность. По аналогии с другими деловыми письмами, все пункты обращения следует отображать отдельными абзацами.

Изначально указывается цель письма. Далее приводятся аргументы и факты, подтверждающие квалификацию и опыт соискателя. Важно перечислить все образовательные заведения, в которых вы учились. Затем перечисляются причины, по которым вы решили подать заявление в конкретное учебное учреждение или компанию.

В заключение необходимо перечислить документы, которые прилагаются к заявке. Обязательно поблагодарите адресата за рассмотрение обращения и выразите надежду на получение быстрого ответа, причем – положительного. Все осталось расписаться и указать ваши контактные данные.

Шаблонные фразы с переводом, которые можно использовать при составлении письма-заявления:

I am writing with regard to... – Я пишу в связи с...

I am writing to apply for... which I saw advertised in... – Я пишу, чтобы подать заявку на..., объявление, которое я увидел в...

I would like to be considered for a place on the course in... – Я прошу рассмотреть мое заявление о поступлении на обучающий курс в...

I would like to express my interest for... – Я выражаю свою заинтересованность в...

Упоминание об образовании (квалификации):

• I have completed the following courses... – Я окончил следующие курсы...
• I have passed/taken examination... – Я сдавал экзамен на...
• I hold a degree/certificate in... – У меня есть научная степень/сертификат в...
• My degree is in English – Моя научная степень в сфере английского языка

Сопроводительные документы, которые прилагаются к заявлению:

• I have attached all the other necessary documents like... – Я прилагаю все необходимые документы, такие как...
• I enclose a copy of my diploma/degree in... – Я прилагаю копию диплома/аттестата о получении научной степени в сфере...
• Please find enclosed a copy of my diploma/degree... – Пожалуйста, ниже прилагаются копии моего диплома/аттестата (научной степени)...

Заключительные фразы:

• I very hope that you will consider me for entry to... – Я очень надеюсь, что вы рассмотрите мою кандидатуру на поступление в...
• I would be glad to attend an interview at any time convenient to you – Я буду рад пройти собеседование в любое удобное для вас время
• I hope you take a favorable decision regarding my application for... – Я надеюсь на положительное решение относительно моего заявления о...

Пример письма-заявления на английском – letter of application с переводом

Dear Sir or Madam,

I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the issue of «Daily News».

I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. I have been working for about two years as a computer operator in City Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience.

I would be glad to attend the interview at any time that is convenient to you. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,
Greg Morton

Перевод:

Уважаемый Сэр/Мадам,

Я пишу, чтобы ответить на ваше предложение о работе на должность компьютерного оператора, которое я нашел в выпуске «Дэйли Ньюз».

Я уверен, эта должность отвечает моим ожиданиям о прекрасной работе для молодого специалиста. Более двух лет я проработал в компании «Сити Сервис» компьютерным оператором, где я получил шанс приобрести практические навыки работы с компьютерами в офисе, а также первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт.

Я буду рад пройти собеседование в любое удобное для вас время. С нетерпением ожидаю ответа от вас.

С уважением,
Грег Мортон

Тест по английскому языку "Business Expressions"

Структура теста

В этом тесте 10 вопросов. Структура по всем вопросам одинакова. Вам предлагается вопрос и 3 варианта ответа на него. Вам нужно выбрать правильный вариант из предложенных. Правильный вариант всегда один, или вариант "не знаю". Этот вариант мы добавили для прозрачности теста, чтобы вы не играли в угадалки. Итак, если вы не знаете ответ, отмечайте вариант "не знаю".

Пройдите тест и узнайте, достаточно ли хорошо вы знакомы с бизнес выражениями на английском языке.

Let’s get started!

133

Результаты теста

0 – 4 правильных ответа: Нужно еще немного поработать над знанием бизнес терминологии и повторить тест.

5 – 7 правильных ответов: Вы несколько раз ошиблись, но с бизнес выражениями на английском знакомы достаточно хорошо.

8 – 10 правильных ответов: Вау! Вы отлично знакомы с бизнес терминологией в английском языке. Продолжайте изучение и успех будет сопровождать вас всегда.

Читай також

Як вчити англійську по дорозі на роботу

В заключение

Хорошо структурированное бизнес-письмо – это функциональное «оружие» на пути к достижению поставленных целей. Достаточно придерживаться делового этикета, быть тактичным, излагать мысли по существу и вам непременно улыбнется удача. 

А как выстроить систему изучения корпоративного английского, чтобы команда достигала высоких результатов — узнайте на консультации с нашими экспертами.

Englishdom #вдохновляемвыучить