Як написати діловий лист англійською мовою: особливості і тонкощі

З даної статті ви взнаєте про стилі ділових листів, їх структуру, грамотне оформлення, привітання і заключення такого роду листів.

Зміст статті:

Крім того, зможете побачити наочні кліше і приклади ділових листів, а також виписати важливі підказки, які завжди допоможуть вам у потрібний момент.

Радимо до прочитання: Як скласти резюме

Написання ділового листа англійською мовою може змусити багатьох людей переживати з приводу (і без приводу) своїх навичок і убогості словникового запасу для ділового листування.

Але якщо притримуватися наших порад і рекомендацій нижче, у вас вийде відмінний діловий лист на англійській (business letter). Trust is above all!

Структура ділового листа

Формат ділових листів являє собою послідовність таких елементів:

• Name and Address of Recipient  (ім’я отримувача і адреса).
• Date (дата).
• Reference (ссилка).
• Salutation (привітання).
• Body (головна частина).
• Closing (підсумок).
• Signature (підпис).
• Typist initials (ініціали відправника).
• Enclosures (додатки).

Читай також

Про сім'ю англійською

Загальні правила написання ділового листа

• Використовуйте правильний формат і привітання.

Існують певні стандарти для оформлення ділових листів англійською мовою, хоча деякі відхилення є прийнятними (наприклад, між європейськими і північноамериканськими діловими листами).

Вкрай необхідно створити гарне перше враження на самому початку вашого листа. Використовуйте підходяще привітання.

При необхідності, якщо формальний лист не в електронному вигляді, вказуйте адресу і прізвище адресату у верхньому правому куті. І потім починайте писати текст.

Обов’язково переконайтеся, що ім’я і прізвище людини написані правильно. Використовуйте «Dear Sir/Madam», якщо ви не знаєте кому адресується лист .

У цьому випадку радимо прочитати нашу статтю про форми звертання в англійській мові.

Dear Sir/Madam –  Шановний пане (пані).
Dear Mr. Smith –  Шановний містере Сміт.
Dear Ms. – Шановна пані.
Dear Jack Johnson – Шановний Джек Джонсон.
Dear Customer – Шановний покупець.
Gentlemen – Панове.

А ось приклади вступних фраз у діловому листі ( для використання посилань на попередню кореспонденцію; для вказівки того, як ви взнали про отримувача; повідомлення причини написання листа і т.д.):

With reference to your letter of 7 September, I … – Посилаючись на Ваш лист від 7 вересня, я...
I am writing to enquire about … – Направляю Вам лист з метою уточнення інформації про...
After having seen your advertisement in … , I would like … – У зв’язку з Вашою рекламною об’явою у …, я хотів(ла) ...
After having received your contact information from … , I … – У зв’язку з отриманням Ваших реквізитів (контактних даних) від …, я ...
I received your address from … and would like … – Я отримав Ваші контактні дані від … і хотів би ...
We/I recently wrote to you about … – Нещодавно ми/я направляли(в) Вам інформацію про ...
Thank you for your letter of 3 November. – Дякую Вам за Ваш лист від 3 листопада.
Thank you for your letter regarding … – Дякую Вам за Ваш лист відносно ...
Thank you for your letter/e-mail about … – Висловлюю Вам вдячнісь за Ваш лист/електронний лист про ...
In reply to your letter of 2 June, … – У відповідь на Ваш лист від 2 червня ...

Бізнес-листи, як правило, завжди носять формальний характер, і тон листа завжди завжди має бути ввічливим.

У листах-запитах завжди використовуються модальні дієслова, щоб запит був максимально ввічливим.

Наприклад, не корректно писати: «I want you to come to our office on Wednesday». Замість цього варто написати: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»

Листи-скарги повинні бути також ввічливими и не занадто эмоційними.

Наприклад, якщо була несвоєчасна доставка і вона затримала строки виробництва, то коректно буде написати:  «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»

Якщо ви повідомляєте погані новини або складаєте вибачення, потрібно дуже ввічливо и тактично вказати причини проблеми.

Можна використовувати вирази: «I regret to inform you», «Unfortunately» або «I’m afraid that».

• Вказуйте свою мету

Мета свого звернення потрібно вказувати у першому абзаці, а далі написати основну думку.

Майже в кожному з наступних речень у прикладі є 3 схожості:

• Вони пояснюють головну суть. Кожне відповідає на питання: «What is it?».
• Вони лаконічні і не грубі.
• Вони містять позитивні слова: «дякую вам», «будь ласка», «радий», «вдячний», «дякуємо», «вітаю», «успішно», «одобрити» і т. д.:

As per our phone conversation …
У продовженні нашої телефонної розмови...
I am writing to provide the information you have requested.
Направляю інформацію, яку ви запитували.
It was a pleasure meeting you at the meeting/conference last Monday.
Був радий зустрітися з вами на зібранні/конференції у минулий понеділок.   
Thank you for writing to us about your experience in our research center last week.
Дякуємо Вам за те, що написали нам про свій досвід у нашому дослідницькому центрі на минулому тижні.
I am happy to write to confirm our agreement about the summer workshop.
Радий написати про підтвердження нашої з Вами угоди у відношенні літньої майстерні.
Thank you so much for contributing to our auction.
Велике дякую Вам за те, що внесли свій внесок у наш аукціон.
I am applying for graduate schools in marine biology, and I would be very grateful if you would write a letter of reference for me.
Я подаю заявку в аспірантуру по спеціальності «біологія морського середовища», і я був би вкрай вдячний, якщо би Ви написали рекомендаційний лист для мене.
Thank you for writing to ask about attending the conference in Baltimore. I wish I could approve your request.
Дякую Вам за лист з приводу конференції у Балтиморі. Хотів би я схвалити Ваш запит. На жаль...
Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am very sorry that I was unable to attend.
Прийміть мої вибачення за пропущену зустріч вчора. Мені дуже жаль, що я не зміг бути присутнім.
Congratulations on successfully passing your bar exam. You are now officially an attorney!
Вітаємо Вас з успішно складеним іспитом. Тепер Ви офіційно є уповноважене лице!
I fully meet or exceed the requirements of the Business Analyst III position, and I am pleased to apply for it.
Я повністю відповідаю вимогам бізнес-аналітика ІІІ категорії або перевершую їх, і я радий можливості подати заяву на дану посаду.

Корпоративне навчання англійській мові в Englishdom: 

• Корпоративна англійська

10 видів бізнес-листів

• Комерційний лист. Sales Letter.

Типові комерційні (рекламні) листи починаються з сильної заяви, щоби привернути увагу читача, оскільки мета полягає в тому, щоби спонукати його до дії.

Такі листи включають в себе заклики, докладний опис користі для читача, послідовність вжиття заходів, а також номера телефонів або посилання на сайті.

• Лист-доручення (лист-замовлення). Order Letter.

Листи-замовлення відправляються споживачами виробнику, продавцю або оптовику для замовлення товарів чи послуг.

Лист має містити інформацію про номер моделі, назву продукту, бажаній кількості і очікуваній вартості.

Інформація про оплату також іноді включається у лист.

• Лист-скарга (рекламація). Complaint Letter.

Для тих, хто не в курсі, рекламація -- претензія на низьку якість товару з вимогою відшкодування збитків. Слова і тон, які ви вирішите використати у листі-скарзі, можуть бути вирішальним фактором при його розгляді.

Будьте прямі, але тактичні, і завжди використовуйте професійний тон, якщо хочете, щоби керівництво вас почуло.

• Лист по врегулюванню суперечок.  Adjustment Letter.

Такий лист зазвичай направляється у відповідь на претензію або скаргу. Якщо ситуація в своєму розпорядженні на користь клієнта, то почніть лист з цієї новини.

Якщо ні, притримуйтесь фактологічного тону, зберігаючи ввічливість. Повідомте клієнту, що ви розумієте його скаргу.

• Лист-запит. Inquiry Letter.

Листи з запитом задають питання з ціллю отримання інформації від отримувача. При складанні такого виду листа, тримайте його ясним і коротким -- перерахуйте тільки саме необхідне вам.

Обов’язково вкажіть свою контактну інформацію, щоби читачу було легко відповісти.

• Лист-нагадування. Follow-Up Letter.

Зазвичай це рекламний лист, надісланий слідом за іншим(у випадку не поступлення замовлення, наприклад).

Це може бути відділ продажу, який дякує клієнту за оформлення замовлення, бізнесмен, який проводить огляд результатів зустрічі, або людина у пошуку роботи, яка задає питання про статус своєї заяви.

Найчастіше такі листи являють собою комбінацію з подячної замітки і комерційного листа.

• Рекомендаційний лист. Letter of Recommendation.

Потенційні роботодавці часто запитують у кандидатів такі листи, перед тим як наймають їх.

Цей тип листа зазвичай являє собою відгук попереднього роботодавця (чи співробітника) про здобувача з професійної точки зору.

• Лист-підтвердження. Acknowledgment Letter.

Листи-підтвердження діють як звичайні квитанції. Компанії посилають їх, щоби повідомити отримувачу, що вони отримали попереднє повідомлення з інформацією, документами або іншими матеріалами, раніше досягнутими домовленостями, намірами і т.д.

Лист-підтвердження є знаком глибокої уваги і поваги до отримувача, однак сама дія може бути вжита або не вжита.

• Супроводжувальний лист. Cover Letter.

Такі листи зазвичай супроводжують пакет документів, звіт або інший товар. Вони використовуються для опису того, що включено у посилку, для чого і що (при необхідності) має робити отримувач. Супроводжувальні листи, як правило, доволі короткі і лаконічні.

• Заява про звільнення. Letter of Resignation.

Коли працівник планує залишити свою роботу, лист про відставку зазвичай спрямовується його безпосередньому менеджеру, повідомляючи про останній день роботи.

Найчастіше співробітник також детально пояснює причину, по якій йде з компанії.

Бажаєте бути в курсі актуальної інформації з англійської мови? Приєднуйтесь до наших безкоштовних онлайн марафонів #DailyEnglish!

Підказки по написанню ділового листа

• При написанні вашого листа важливо притримуватися простоти і цілеспрямованості, щоби сенс вашого листа був ясний.
• Використовуйте прості і стислі слова замість укорінених.
• Кращий спосіб почати лист — вказати ціль з самому початку. Це називається прямим підходом, і він встановлює тон для послідуючого тексту листа, який має захопити інтерес читача.
• Однак, якщо ваш лист доставляє погані новини, прямий підхід недоцільний. Замість цього використовуйте непрямий, вказуючи погані новини в другому або третьому  абзаці листа.
• Вітання і вступна частина листа мають бути ввічливими. Завжди наділяйте увагу зусиллям і почуттям читача.
• Після вступу необхідно вказати деталі проблеми.
• Вкажіть необхідну інформацію про проблему і варіант її вирішення.
• Повідомте читачу про причини прийнятого рішення.
• Дотримуйтесь одинарного інтервалу і залишайте подвійні пробіли між абзацами, вирівняйте свій лист по лівому краю ( (block style – вирівнювання рядків до кінця вліво). Притримуйтесь коротких речень і чітких абзаців.
• Будьте відверті і поважайте час своего читача: ваш читач зайнятий справою, тому переходьте прямо до справи без «води».
• Використовуйте шрифт «Arial», «Times New Roman», «Courier New» або «Verdana». Розмір шрифта має бути 10 або 12. Використовуйте поля 2,5 см або 1 дюйм з усіх чотирьох сторін.
• Завжди ставте переваги читачів перед своїми. Замість того, щоби говорити про те, що ви очікуєте від них для себе, вкажіть те, що ви можете їм запропонувати.
• Будьте обережні і уважні з іменем і назвою компанії отримувача.
• Зробіть свій тон розмовним, але професійним; не будьте надмірно формальними.
• Уникайте жаргону, самовпевненості, зарозумілості і хвастощів.
• В листі використовуйте дійсну заставу і особисті займенники.
• Завжди закінчуйте лист запитом на дію.
• Залиште пустий рядок після вітання і перед заключною частиною. Подвійний відступ між останнім реченням і кінцівкою листа.
• При необхідності, залиште 4 або 5 відступів для власноручного підпису.
• Ділові листи повинні завжди друкуватися на білому папері формату А4, а не на кольоровому або на будь-яких особистих канцелярських паперах.
• Закінчуйте лист також професійно і ввічливо.

І ще раз, не забудьте перепровірити лист на наявність помилок (хоча би 2 рази).

Переваги електронної пошти

Електронний діловий лист оформити набагато скоріше і простіше звичайного. Однак деякі повідомлення можуть не відкриватися і це мінус.

Якщо ви хочете бути впевнені у доставці свого звернення, то не забудьте проконтролювати процес і поставити галочку у віконці зі зворотнім повідомленням.

В залежності від того кому ви пишете і навіщо, вам може знадобитися відправити лист з живим підписом, завірені документами з печаткою (хоча скан копії ніхто не відміняв). Тоді, зрозуміло, вибір очевидний.

Але пам’ятайте, що електронна пошта — це економія грошей (вона в основному безкоштовна, в той час як ви повинні оплатити доставку(а то і марки) звичайного ділового листа) і зберігання навколишнього середовища, на відміну від листів, які потребують споживання паперу. Пам’ятайте про дерева!

А також не забувайте про наш спеціальний курс «Бізнес англійська», де ви зможете уточнити всі незрозумілі вам нюанси пов’язані з формальною англійською напряму у досвідченого викладача. Take your chances and be acknowledged!

Завершення ділового листа

В останньому абзаці вашого твору мистецтва потрібно писати:

Please feel free to contact us in case you have any questions.
Звертайтеся у разі виникнення будь-яких питань.

Або слідуючі вирази, у випадку якщо ви хочете докласти додаткові документи, фотографії:

«I am enclosing… » или «Please find the enclosed/attached …»

Закінчення листа у першу чергу залежить від ваших стосунків з адресатом. Використовуйте «Yours faithfully», якщо ви не знаєте людину, до якої звертаєтесь, і  «Yours sincerely» — для адресатів, яких знаєте добре. І не переплутайте! Так як ваша відвертість для незнайомої людини може виявитися доволі підозрілою і викликати збентеження.

Для менш офіційних листів можна використовувати: «Best regards» або «Kind regards». В кінці листа потрібно поставити (свій підпис) прізвище і посаду.

Нагадуємо про необхідність перевірити свій лист на наявність помилок перед відправкою!

Приклади виразів в кінці ділового листа:

Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours (Щиро Ваш);
Regards (З повагою);
Best Всього найкращого);
Best regards (З повагою);
Kind regards (З найкращими побажаннями);
Yours truly (Щиро Ваш);
Most sincerely (Сердечно);
Respectfully (З повагою);
Respectfully yours (З найглибшою пошаною);
Thank you (Дякую Вам);
Thank you for your consideration (Дякую Вам за увагу),

Після цього ставте кому, і з нового абзацу пишіть свої дані:

name;
email address;
phone number.

Якщо ви інформуєте свого колегу по статусу поточного проекту, то формальне заключення буде не зовсім доречно (хоча багато просто прописують його по замовченню); а якщо ви, наприклад, вступаєте в боротьбу з метою просування по кар’єрних сходах, то воно безперечно буде потрібно.

І ніяких «Later», «Thanks», «TTYL», «Warmly», «Cheers» і подібних розмовних слів! Вас не зрозуміють.

Приклади фраз для закінчення ділового листа

Такі фрази зазвичай використовуються для посилання на наступні події; повторне прохання вибачення; пропозиції допомоги і т.д.

If you require any further information, feel free to contact me at any time.
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time.
If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Якщо Вам потрібна додаткова інформація, звертайтеся в любий час.

I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я з нетерпінням чекаю на Вашу відповідь.

I look forward to seeing you.
З нетерпінням чекаю на зустріч з Вами.

Please advise as necessary.
При необхідності виносьте свої рекомендації.

We look forward to a successful working relationship in the future.
Ми налаштовані на успішну співпрацю з Вами у майбутньому.

Once again, I apologize for any inconvenience.
Ще раз приношу свої вибачення за будь-які незручності.

We hope that we may continue to rely on your valued custom.
Ми сподіваємось, що можемо надіятися на Ваші цінні замовлення.

I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я був би вдячний за Вашу безпосередню увагу до цього питання.

I await your reply with interest.
Я очікую Вашої відповіді з зацікавленістю.

We look forward to building a strong business relationship in the future.
Ми налаштовані на побудову міцних ділових стосунків з Вами у майбутньому.

I look forward to our meeting on the 7th of October.
Я з нетерпінням очікую нашої зустрічі 7 жовтня.

Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Дякую за Вашу надзвичайно корисну увагу до цього питання.

Thanks again for your attention, consideration, and time.
Ще раз дякую за увагу, розгляд і час.

It's always a pleasure doing business with you.
З Вами завжди приємно мати справу.

Thanks again for sharing your expertise in this matter.
Ще раз дякую за обмін досвідом у цьому питанні.

I am looking forward to getting your input on this issue.
Я з нетерпінням чекаю можливості зробити ваш внесок у це питання.

Кліше ділових листів

В силу особливого формату даної статті, описані вище інтервали між абзацами не дотримані. Сподіваємося, ви вибачте нам цей нюанс.

• Представлення нового співробітника.  Introduction of a new colleague.

[Company Letterhead]

[Date]

[Name]

[Address]

Dear [Name]:

I want to take this opportunity to inform you that [Name] will soon be joining us as the [Title] in the [Department]. [He or She] will be taking over from [Name] and will begin work on [Date].

[Name] has been the [Title] of the [Department] at [Company] for [number] years and we are delighted that [he or she] has decided to join our company at this stage of our development.

[He or She] is a person of [one or two qualities] and I have no doubt [he or she] will contribute significantly to all aspects of our work here.
I hope all of you will try to make [Name] feel welcome here as [he or she] becomes accustomed to [his or her] new position.

Sincerely yours,

[signature]

[Your name]

[Your title]

• Перше нагадування про несплату. First reminder of an unpaid invoice.

[Company Letterhead]

[Date]

[Recipient’s Name, Position]

[Company]

[Address]

Dear [Name]:

I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice [number] for [amount], due on [date]. I am enclosing a full statement of your account as of [date] and a copy of the invoice.

We’re sure that this is an oversight on your part, and would appreciate your prompt attention to this matter. If your payment is already in the mail, please disregard this letter.

Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.

Sincerely,

[Signature]

[Your name]

[Your title]

Приклади ділового листа на англійській

Слідуючі два приклади розрізняються в шапках листів. Це обумовлено тим, що компанії мають право вносити невеликі зміни у форматі для своєї зручності. Обидва варіанти рахуються допустимими.

Перший приклад.

Company Letterhead

Students Of The Future Co.

610 Fountain Ave

Burlington, NJ 08016

June 6, 2018

Burlington Township Student

Street Address

City, State Zip

Dear Student:

Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.

Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.

Sincerely,

Mr. Rogers

Business Ed. Teacher

*Enclosure* (if needed)

Другий приклад.

Organization Letterhead

March 16, 2016

Mr. Ernie English

English Company

1234 Writing Lab Lane

Write City, IN 12345

Dear Mr. English:

The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.

Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.

Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader’s time.

Sincerely,

*Signature*

Lucy Letter

President

*Enclosure*

Тест з англійської мови "Business Expressions"

Структура тесту

У цьому тесті 10 питань. Структура у всіх питань однакова. Вам пропонується питання та 3 варіанта відповіді на нього. Вам потрібно вибрати правильний варіант із запропонованих. Правильний варіант завжди один, або варіант "не знаю". Цей варіант ми додали для прозорості тесту, щоб ви не грали у вгадалки. Отже, якщо ви не знаєте відповіді, так і відзначайте.

Пройдіть тест і дізнайтесь, чи достатньо добре ви знайомі з бізнес виразами на англійській мові.

Let’s get started!

136

Результати тесту

0 – 4 правильних відповідей: Потрібно ще трішки попрацювати над знанням бізнес термінології і повторити тест.

5 – 7 правильних відповідей: Кілька разів помилились, але з бізнес виразами на англійській ви знайомі доволі добре.

8 – 10 правильних відповідей: Вау! Ви чудово знайомі з бізнес термінологією в англійській мові. Продовжуйте вивчення і успіх супроводжуватиме вас завжди.

Читай також

Англійська для бортпровідників: матеріали для вивчення

Висновок

От ви і в курсі справи! Тепер можете спробувати влаштуватися в самі різні іноземні компанії, красиво заявляючи про себе і свої навички, наміри і досягнення у відповідному офіційному листі на англійській. І нехай удача вам посміхнеться!

Запрошуємо на захоплюючі курси англійської мови в Englishdom! Покращуйте навички в написанні ділових листів англійською. Вивчайте англійську легко та спілкуйтесь з усім світом. Englishdom - ваш крок до нового рівня мовленнєвої майстерності!

Радимо почитати: Підручники з англійської граматики

Stay classy!

Велика та дружна сім’я Englishdom